consigli integrativi su come organizzare un raduno

Devo dire che trovo veramente completa anzi esaustiva la raccolta di consigli sull' organizzazione di un raduno fatta da Puk, al punto che ben difficilmente si può trovare qualcosa da aggiungervi... Se non , al limite, sottolineare alcuni punti che, sebbena gia convenientemente trattati, in base alla mia piccola esperienza sono da tenersi in particolare considerazione se si vuole gestire un raduno di alcune centinaia di persone.
Innanzitutto bisogna avere la disponibilità di un luogo adatto: l' ideale è la classica casa di campagna, ma in certi casi può anche andare bene un salone da concerti/feste se messo a disposizione per una cifra accettabile da un Hotel/comunità/oratorio/palestra ubicato in posizione favorevole (comodi accessi dall' esterno, sevizi igenici e magari possibilità di cucina e/o accessori vari) .
L' organizzazione funziona bene se ruota intorno ad una squadra di persone estremamente fidate:
è questo il nocciolo della questione: l' organizzatore può anche pensare a tutto ma non può fare tutto, e non è raro che tutti quelli che a parole si erano dimostrati disponibili ad aiutare nelle cose pratiche (cucinare, organizzare intrattenimenti, predisporre sedie, tavoli e masserizie varie ecc..) sul più bello decidano di
a) arrivare in ritardo
b) dimenticarsi di parte degli incarichi prestabiliti
c) appartarsi colla gnocchetta conosciuta in chat e lasciare 200 persone a fare le più sarcastiche congetture sulla loro scomparsa
d) mettersi a conversare amabilmente coi convenuti in un angolo ben distante dal luogo ove necessiti la loro presenza
e) non venire proprio
d) varie ed eventuali.
Quindi è consigliatissimo fare qualche mini radunino preventivo per creare un solido affiatamento tra coloro che decideranno di collaborare per la riuscita dell' evento..... ma siccome in molti casi i partecipanti vengono da lontano e le riunioni preventive non possono essere frequenti e costruttive dal punto di vista organizzativo, non vedo assolutamente fuori luogo che l' organizzatore si faccia aiutare anche da qualche amico o famigliare che magari non faccia parte del news group, ma che abbia gia in altri casi simili dato segno di disponibilità e concretezza.
Questo o questi "estranei" al news group , proprio per la loro disponibilità sono sempre persone generose e simpatiche che non faticheranno ad integrarsi nella situazione e non costituiranno un "problema" nei confronti degli altri partecipanti anche perchè al limite avranno lo stesso impatto sul prossimo che avrebbe un "frequentatore" che non si era mai incontrato di persona o di cui si erano letti pochi post perchè di recente ingresso nel NG.
A questo punto, se non ancora prima, bisogna decidere una sorta di programma delle attività da svolgere durante la riunione, non tanto per stabilire rigidi orari e regole da seguire, quanto per rendersi conto di cosa, in termini organizzativi, monetari e strutturali, si debba approntare per la riuscita dell' evento: occorre pensare a cosa e come mangiare, come potersi sedere, eventualmente riposare o trascorrere il tempo in compagnia, valutare se occorre qualche forma di intrattenimento, in somma cercare di prevedere tutto cio che potrebbe succedere e tutto cio di cui si potrebbe avere bisogno nel corso della durata prevista del raduno.
Ai fidati collaboratori di cui sopra verranno affidati i vari incarichi di reperimento cibo, masserizie, strumenti , attrezzature, sedie tavoli e tutto quanto necessario, e soprattutto sarà da attribuire a persone estremamente fidate il confezionamento dei cibi, non tanto per motivi di precauzione sanitaria o di riuscita organolettica, quanto perchè è il momento in cui, anche per l' orario, nessuno ha voglia di lavorare e tutti di fare delle chiacchiere:-)
Un ultimo consiglio che posso dare è quello di "marcare a uomo" tutti i possibili partecipanti al raduno: è frequentissmo il caso di persone che annuncino a gran voce che parteciperanno sicuramente, per poi non presentarsi senza neanche preavvisare della loro defezione. Bisogna quindi martellare di post e telefonate tutti quanti, fino all' ultimo minuto, per avere un' approssimazione del 70% circa di quello che sarà effettivamente il numero di presenti e poter valutare gli acquisti e le prenotazioni necessarie.
Ultimissimo consiglio:-)) non dimenticatevi le macchine fotografiche , cineprese ecc: le foto e tutto quanto documenterà il raduno si trasformerà in un bellissimo ricordo, utile anche par far rosicare tutti quelli che non sono venuti:-))
Cmq, tanto per dare un' idea di quello che può capitare in una situazione del genere, ecco di seguito il programma/resoconto di un raduno IAMSC (It.Arti.Musica.Strumenti.Chitarra) da cui si evincono i concetti suesposti:-)
si tratta di un raduno organizzato in una casa di campagna al quale partecipano avventori da tutta Italia. I cibi vengono confezionati in loco e come passatempo vengo organizzate attività sportive (mooooolto goliardiche) e musicali (prove di strumenti e concerti)....

programma raduno IAMSC

torna a LE MIE FAQ